Un action plan è uno dei documenti che vengono rilasciati da un valutatore dopo l’effettuazione di una verifica. Questi riportano le non conformità riscontrate nell’attività di audit.
Le deviazioni sono comuni negli audit, soprattutto quando questi vengono effettuati come spunto di miglioramento e non come una marchetta.
In ambito alimentare sono state definite regole ben precise, che comprendono modalità di compilazione, tempistiche e richiesta di evidenze correlate.
Per esempio per lo standard di certificazione IFS, si deve rispondere con correzioni e proposte di azioni correttive, entro 4 settimane dalla ricezione dal rapporto provvisorio di assessment.
Mentre per lo standard di certificazione Brcgs sono previsti 28 gg di calendario dalla verifica per correzioni ed azioni preventive proposte. Ammessi 90 giorni per le prime certificazioni in ambito packaging and materials e storage and distribution.
Perché è importante un piano di azione?
Il piano d’azione è un documento che descrive i passi necessari per raggiungere un obiettivo specifico. In questo caso la risoluzione di un riscontro evidenziato nella verifica.
In un action plan, infatti, sono identificati gli obiettivi e le attività da completare, a più livelli, stabilendo responsabilità e tempistiche di risoluzione.
Saper valutare e rispondere alle criticità in modo efficace creando un piano d’azione per raggiungere l’obiettivo della loro risoluzione sono delle abilità importanti che deve avere il management di una organizzazione.
Senza contare che mentre per talune verifiche, come per esempio per gli audit di seconda parte, o interni, non sono definite delle tempistiche e modalità, quando si parla di standard GFSI, queste sono ben definite e devono essere rispettare, pena il fallimento del processo di certificazione.
Come è strutturato un action plan?
Andiamo nel pratico. In genere un action plan è riportato su un documento word o excel. Una tabella dove le righe saranno in numero uguale rispetto ai rilievi scaturiti dalla verifica. E potranno essere suddivise tra maggiori e o minori.
Il punto dove spesso molti si perdono è quello inerente alle colonne. Anche se i principali standard si differenziano per alcuni aspetti, vediamo come sono strutturate le colonne di un piano d’azione:
- Numero della clausola. Si riferisce al numero del requisito dello standard/norma;
- Requisito. Spiegazione del requisito da rispettare così come riportato nella norma/standard;
- Valutazione. Punteggio riportato, in caso di IFS, o valore attribuito;
- Descrizione deviazione. Spiegazione effettuata da parte dell’auditor inerente alla criticità riscontrata;
- Correzione. Descrizione della correzione alla criticità effettuata dall’azienda;
- Responsabilità e Data. Indicazione da parte dell’azienda della responsabilità, della data di chiusura e dello stato in essere della correzione.
- Evidenze. L’attività effettuata per ritornare in compliance con il requisito deve essere supportata da evidenze, che possono essere, nel caso di immagini del prima e dopo intervento, o documenti di varia tipologia;
- Root Cause Analysis. Analisi delle cause profonde, richiesta esplicitamente da documentare per lo standard BRCGS.
- Azione preventiva. Sempre per il mondo dello standard anglosassone, l’azione, proposta a seguito della valutazione alla radice del rilievo;
- Azione correttiva. Richiesta dallo standard IFS simile a quanto riportato per il ‘gemello’ ai punti 8 e 9;
- Responsabilità e Data. Indicazione da parte dell’azienda della responsabilità, della data di chiusura e dello stato in essere della correzione.
- Evidenze. L’attività effettuata per ritornare in compliance con il requisito deve essere supportata da evidenze, che possono essere, nel caso di immagini del prima e dopo intervento, o documenti di varia tipologia;
- Rilascio da parte dell’auditor. La valutazione effettuata da parte dell’ispettore sulle attività effettuate come risoluzione delle non conformità.
Come abbiamo visto all’inizio dell’articolo ci sono tempistiche differenti per presentare le evidenze di risoluzione, mentre li accomuna il fatto la compilazione in entrambe i casi deve essere effettuata lingua inglese.
Qual è la differenza tra una correzione e un’azione correttiva? Come più volte ripetuto, una azione correttiva, ed una correzione non sono la stessa cosa.
L’intento degli standard e degli action plan infatti è quello di spingere l’organizzazione a trovare le soluzioni alla radice che hanno generato le criticità, in ottica di tutela del consumatore e del miglioramento continuo.
Perché è importante avere un piano d’azione
Dovresti saper padroneggiare questo strumento? Ovviamente si, e consigliamo a tutti i nostri clienti di inserirlo nella gestione delle criticità in azienda.
Saper redigere un piano d’azione non è importante solamente in risposta ad una verifica ispettiva. Un action plan è utile anche per definire gli obiettivi della tua organizzazione, ed a creare un piano dettagliato per raggiungerli.
Ti fornisce una roadmap per il successo dell’attività e ti può aiutare a restare concentrato e motivato. Inoltre, ti permette di identificare e superare eventuali ostacoli lungo il percorso.