Contesto Aziendale dell’organizzazione

Il contesto aziendale è la fotografia dell’organizzazione. La valutazione dei punti forti e punti deboli, determinato dai fattori esterni rispetto ai requisiti applicabili, legali, finanziari, sociali, culturali, ambientali, ed interni, quali la governance, risorse umane, e tecnico scientifiche.

Questa fase di processo, non poteva che essere inserita della fase del PLAN, del PDCA, delle norme più adottate. Infatti viene riportata nel punto 4, valutazione del contesto aziendale, assieme al punto 5 leadership, 6 pianificazione, e 7 supporto.

Questo è uno dei punti in comune che possiamo ritrovare nei requisiti di tutte le norme più comuni. Esempi di analisi del contesto aziendale, in ambito ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000, e ISO 27001, dovranno rispettivamente, valutare i fattori interni ed esterni rispettivamente di soddisfazione del cliente, ambiente, salute e sicurezza dei lavoratori, salute dei consumatori, e sicurezza dati.

Contesto dell’organizzazione: perché è importante?

Come abbiamo anticipato, il contesto dell’organizzazione, è quel mondo delimitato in cui opera la stessa azienda. I fattori che possono influenzare il contesto dell’organizzazione possono essere identificati in due macro aree:

• Fattori esterni che possono influenzare il contesto dell’organizzazione come quello legale, finanziario, sociale, normativo, catena di fornitura, di mercato e culturale;
• Fattori interni che possono influenzare il contesto aziendale, come strutture, governane, mansioni, capacità, competenza e consapevolezza delle risorse.

L’analisi del contesto aziendale può essere molto differente anche tra aziende simili, che operano nel medesimo settore, e che hanno il medesimo campo di applicazione nel proprio sistema di gestione.

Questo infatti subisce l’influenza delle esigenze delle parti interessate, e permette di inquadrare meglio l’organizzazione, e definire chiare direzioni strategiche da intraprendere sulla base di dati oggettivi, permettendo di definire obiettivi coerenti e raggiungibili.

Sia i fattori interni che quello esterni possono influenzare, positivamente e negativamente, i piani strategici di un’organizzazione. Per questo motivo, ogni azienda che desideri eccellere deve avere una forte capacità di analisi del proprio contesto aziendale, monitoraggio e reazione al cambiamento dettato dalle esigenze delle parti interessate.

Oggi giorno è molto facile perdere una sudata reputazione aziendale sui mercati, quindi una corretta valutazione del contesto dell’organizzazione, che tenga conto di tutte le necessità delle parti interessate, ci aiuterà a definire i budget necessari  e gli obiettivi sulle stesse, prevenendo le criticità.

Valutazione del contesto aziendale: quali fattori devi considerare?

Per effettuare una valutazione del contesto aziendale, occorre in primis, la capacità, competenza e conoscenza organizzativa da parte delle risorse che parteciperanno al processo.

Necessaria per evidenziare le necessità dei fattori, che possono influenzare la realtà aziendale ed i suoi punti forti e di debolezza, relazionandoli con le parti interessate. Identificando quelli che sono le aspettative dei queste ultime. Analisi del contesto aziendale esempio non esaustivo dei fattori:

• I fattori interni riguardano l’ambiente in cui opera l’organizzazione. Ciò determinerà l’approccio di tutta la governance dell’azienda e le sue relazioni con i vari stakeholder. Questi devono essere compresi in funzione dei seguenti parametri:
  • Prodotti o servizi erogati dall’azienda;
  • Strutture organizzative, ruoli, responsabilità e governance;
  • Requisiti normativi applicabili obbligatori;
  • Obiettivi, politiche e strategie economiche, piani di miglioramento e di sviluppo;
  • Competenza e consapevolezza delle risorse;
  • Standard e norme per i sistemi di gestione o modelli adottati dall’organizzazione.
• I fattori esterni includono l’ambiente sociale, tecnologico, etico, legale, politico ed economico, i mercati in cui opera l’organizzazione. Questi vanno valutati considerando i seguenti elementi:
  • Questioni sociali, ambientali e culturali dove è inserita l’organizzazione;
  • Scenario tecnologico o economico dell’azienda;
  • Cybersicurezza;
  • Mercato di riferimento aziendale, sia esso internazionale, nazionale, regionale o locale;
  • Fattori chiave e tendenze del mercato in cui si opera;
  • Rapporti con parti esterne.

Analisi del contesto aziendale: chi sono le parti interessate?

Una volta che siano stati identificati i fattori che possono influenzare l’organizzazione, si dovrà procedere con la definizione delle parti interessate e delle loro aspettative. Le parti interessate sono tutti quegli attori che direttamente ed indirettamente sono coinvolti dal contesto dell’organizzazione.

Si deve sempre tenere conto che l’azienda è un’entità viva che deve portare profitto alla proprietà ed a tutta una serie di figure, o come meglio definite, parti interessate. Nell’analisi devono anche essere definite le aspettative di tutti gli steakholder. Facciamo alcuni esempi:

• Parti interessate interne:
  • Proprietà, Titolare, Soci – che avranno aspettative di aumento del fatturato, diminuzione delle criticità, ecc;
  • Dipendenti (Anche suddivise nelle varie mansioni a seconda della complessità aziendale) – miglioramento economico, mantenimento posto di lavoro, crescita di carriera, ecc;
• Parti interessate interne:
  • Fornitori;
  • Clienti;
  • Consumatori
  • Banche ed istituti di credito;
  • Assicurazioni;
  • Ambiente;
  • Organi di controllo;
  • Organismi di certificazione;
  • Società;
  • Sindacati e associazioni di categoria;
  • …

Ovviamente questi sono solamente degli esempi che possono variare da azienda ad azienda. Per ogni parte interessata dovranno essere definite le aspettative e le azioni di loro attuazione per il raggiungimento degli obiettivi correlati.

Valutazione del contesto aziendale: è importante il brainstorming?

Il brainstorming sull’analisi del contesto aziendale, deve essere effettuato con la più ambia partecipazione delle risorse aziendali. Per determinare una valutazione dell’organizzazione più coerente possibile.

I fattori e le criticità, sono dei dati da tenere in considerazione per pianificare le giuste attività gestionali. Tutto ciò determina la direzione strategica dell’organizzazione fornendo importanti informazioni che saranno utili per la definizione della politica aziendale, e la conseguente valutazione dei rischi e delle opportunità.

Una volta definiti quelli che sono i punti focus dell’organizzazione ed effettuata l’individuazione delle parti interessate sia interne sia esterne, e delle loro aspettative. Le azioni per il raggiungimento delle stesse devono essere implementate nel sistema di gestione, in quanto potrebbero avere un impatto sulla capacità dell’organizzazione di fornire prodotti e servizi.

Una necessità di una parte interessata esterna, scaturita dall’analisi del contesto aziendale, il cliente, per esempio, potrebbe essere quella di produrre merce di qualità, consegnata in un tempo definito, fornire un buon rapporto qualità-prezzo, il miglioramento di talune performance come per esempio quelle ambientali o sulla sicurezza sul lavoro e sicurezza alimentare.

La direzione potrebbe valutare l’idea di aprirsi a nuovi mercati e fatturati valutando per esempio i propri competitor o necessità dovute a delle richieste specifiche pervenute dall’analisi dei mercati.

Contesto dell’organizzazione: la revisione ed il monitoraggio

Arrivati a questo punto verrebbe c’è chi potrebbe chiedersi l’utilità di questo processo. Questo processo non è solamente utile, ma è necessario. Oltre che aiutare a definire la reale collocazione dell’organizzazione, ed il suo valore, permetterà di definire risorse a focus sulle necessità, evitando inutili sprechi delle stesse in aree non necessarie.

Una volta determinato il contesto dell’organizzazione, il lavoro non sarà certo terminato. L’azienda è un qualcosa di vivo dove rischi ed esigenze possono mutare. Quindi sarà necessario definire monitoraggi ad intervalli regolari per la verifica sulla coerenza della valutazione.

Il contesto aziendale, le esigenze ed aspettative delle parti interessate, possono mutare nel tempo, a seguito di modifica degli asset aziendali, requisiti applicabili, processi e prodotti aziendali. Per questo motivo è importante tenerle aggiornate in base alle tendenze del mercato e ai cambiamenti interni dell’organizzazione.

L’ambito del sistema di gestione della qualità dovrebbe essere definito sulla base dei seguenti elementi:

• Le criticità impattanti, sia esterne che interne;
• I requisiti e le aspettative delle parti interessate;
• I prodotti e servizi dell’organizzazione;
• Definizione di nuovi processi, prodotti, e servizi;
• Le normative applicabili.

In genere, a condizioni non mutate, la frequenza della conferma/revisione pianificata della valutazione del contesto, avvenire durante il riesame della direzione.

La valutazione del contesto aziendale, oltre che essere un documento di importanza strategica insostituibile, è anche ciò che definisce e presenta l’organizzazione ad occhi di figure esterne.

Per esempio è molto utile agli auditor, che visionando un documento ben strutturato e completo, riescono a mettere a focus nel migliore dei modi i requisiti da valutare durante gli audit.