La procedura per le risorse umane è l’insieme delle attività atte a definire le responsabilità, mansioni, modalità di ingresso di nuove figure, in un’organizzazione, necessarie per lo svolgimento dei processi.
La gestione degli addetti, deve essere considerato un prerequisito fondamentale per tutte le organizzazioni. Si può avere un’azienda con strutture e macchinari evoluti. Ma senza delle risorse umane che operano con competenza e con consapevolezza, della loro mansione e responsabilità, non sarà facile riuscire a raggiungere gli obiettivi attesi.
Può capitare che sia più facile rincorrere correnti innovative, talvolta le più disparate, che si dimentichi uno dei principi fondamentali per il miglioramento aziendale. L’uomo.
Per risorse aziendali si intendono dipendenti, lavoratori sottoposti o collaboratori. Le parti interessate interne all’organizzazione, che partecipano attivamente allo svolgimento delle funzioni quotidiane aziendali.
Un insostituibile input di informazioni, necessarie per lo svolgimento dei processi efficaci.
Avere una gestione delle risorse non efficace, non sarà di aiuto al mantenimento di un sano ambiente di lavoro. Ed al rispetto dei requisiti obbligatori, volontari, e quelli definiti con il cliente.
Le norme di certificazione dei sistemi di gestione, che si basano con una struttura risk based thinking, inseriscono degli importanti requisiti, tutti nella pase della pianificazione del sistema. Partendo dal punto 5 della leadership, attivando al punto 7 per le attività di supporto.
Gerarchia, responsabilità, mansionario aziendale, organigramma aziendale, sono solamente alcune delle richieste necessarie, per improntare un sistema di gestione organizzativo all’efficienza e fidelizzare le proprie risorse.
Procedura per la gestione delle risorse umane: organigramma aziendale
Che cosa è l’organigramma aziendale? L’organigramma aziendale è il documento dove vengono riportati tutti i ruoli, gerarchie e mansioni dell’organizzazione. Il documento è fondamentale per comunicare i ruoli dell’organizzazione.
E’ da evitare fortemente, il riempimento di questo diagramma con due o tre nomi. L’organizzazione dovrà avere, quando possibile, varie figure. Possibilmente accompagnato da un file, dove sono riportati i contatti per le emergenze.
Nell’organigramma, che dovrebbe essere sia funzionale che nominativo, dovrebbero essere inseriti le figure di responsabilità, le gerarchie, e dovrebbe essere chiaro il flusso di informazioni tra i vari blocchi. Magari, riportandoci anche i sostituti, o per esempio le squadre per le emergenze, il team HACCP, o per la food defense.
Il documento dovrebbe essere a disposizione in azienda e fruibile, comunicato a tutti gli addetti, e revisionato, ogni qual volta vengano modificate, od aggiunte delle mansioni, o confermato, in sede di riesame della direzione aziendale.
Procedura per la gestione delle risorse umane: mansionario aziendale
Il mansionario aziendale, è un documento invece più complesso. Durante la pianificazione del sistema, o la progettazione di un processo, magari utilizzando strumenti come il diagramma di Ishikawa, saranno emerse delle necessità per lo svolgimento dei processi.
Necessità che possono essere di natura tecnica, oppure comportamentale. Il mansionario è una sorta di schedario di tutte le figure necessarie ad una attività.
A seconda della complessità aziendale, può esserci un solo documento, oppure suddiviso per ogni mansione. Ma obbligatoriamente questo documento dovrebbe contenere:
- Requisiti minimi della mansione;
- Evidenza dei requisiti assolti all’atto della nomina di una figura;
- Descrizione delle gerarchie e delle vie di comunicazione interne ed esterne all’azienda della risorsa;
- Regolamenti specifici che la mansione deve rispettare;
- Responsabilità e doveri;
- Nomina di un sostituto per la mansione;
- Formazione o attività specifiche necessarie.
Il mansionario, è correlato alla scheda della risorsa umana. Dove verranno annotate tutte le necessità, ed obiettivi specifici da raggiungere, oltre che alla storia della risorsa. Anche in questo caso il documento dovrebbe essere comunicato alle risorse, e revisionato ad intervalli definiti.
Gestione delle nuove risorse umane
Una buona procedura per la gestione delle risorse umane, non dovrebbe tenere conto solamente delle risorse che già operano nell’organizzazione. Dalle nuove necessità, potrebbe fuoriuscire, il bisogno dell’ingresso di nuove figure.
I passi che possono essere effettuati da un’organizzazione possono basarsi su varie modalità di ricerca, che può contemplare la visione di curriculum, le conoscenze dirette, e l’intervento di realtà terza, di lavoro internale e reclutamento.
Qualsiasi sia la modalità prescelta dall’azienda, questa fase di processo per le risorse umane dovrebbe essere definita e dovrebbe contenere:
- Definizione delle caratteristiche per la risorsa umana da ricercare;
- Modalità di ricerca del personale;
- Responsabilità di chi effettuerà la ricerca e la valutazione delle figure;
- Definizione delle modalità di colloquio;
- Definizione del periodo di prova ed affiancamento;
- Definizione delle modalità di valutazione positiva a fine affiancamento per la mansione ricercata;
- Modalità di aziendalizzazione della risorsa umana.
Da considerare e valutare l’aspetto di ricorrere ad agenzie internali. Sono molto comode, vero. Ma soprattutto in questo caso, si deve aver definito bene le caratteristiche che deve avere una risorsa, tanto più, se dovrà assumere dei ruoli di responsabilità.
Competenza e consapevolezza: perché sono importanti?
Che cosa è la competenza? La competenza è l’insieme tra conoscenza ed esperienza. Non tratteremo questo aspetto, che puoi approfondire visitando questa pagina. La consapevolezza è la capacità di saper essere all’altezza del proprio compito in piena coscienza di se.
In passato la gestione delle risorse umane, non teneva conto delle attitudini e della consapevolezza della persona. Considerando solamente un’unità produttiva. Nel corso degli anni la competenza degli addetti è andata ben al di là del saper svolgere la propria mansione.
E purtroppo, spesso, taluni gran competenze, sono state capaci di creare di fallimenti, che successi, per l’incapacità di avere un occhio operativo, e di non saper lavorare in team.
Alle risorse aziendali, è richiesta consapevolezza del proprio ruolo, nei confronti dei requisiti obbligatori, che possono essere colti alla salute e sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare e privacy. Ma anche verso requisiti obbligatori di norme e standard internazionali.
Le organizzazioni, infatti, richiedono figure che hanno la capacità di gestire i requisiti di talune tecnologie, soprattutto in questo periodo storico. Per esempio, in campo della robotica, o della nanotecnologia.
Oggi giorno dentro un’organizzazione ci devono essere capacità comunicative necessarie per il lavoro in team, offrendo feedback utili, come spunti di miglioramento, e come prevenzione delle criticità.
E come puoi far diventare una risorsa umana consapevole? Il primo passo è facendola partecipe, non a caso le norme di certificazione dei sistemi di gestione richiamano la condivisione dei risultati, delle valutazioni di contesto e rischi opportunità, e degli obiettivi con le risorse. Oltre che tutte le altre documentazioni organizzative,
Procedura Gestione delle Risorse Umane: come devi implementarla?
All’interno di un sistema di gestione la, procedura per le risorse umane, deve ricoprire un ruolo fondamentale, perché tramite questa informazione documentata si definirà efficacemente il CHI FA COSA QUANDO COME. Oltre che definire le modalità di ingresso e di formazione.
Utilizzando strumenti di analisi dei processi, come il diagramma di Ishicawa, per esempio, fuoriusciranno le competenze del personale necessarie per l’effettuazione di tutte le fasi.
Dalla produzione al monitoraggio per il miglioramento delle attività ordinarie e straordinarie dell’organizzazione. Vediamo cosa dovrebbe contenere una procedura per la gestione delle risorse umane:
- La quantità e la qualità delle risorse umane necessarie allo svolgimento di tutte le fasi di processo;
- Le qualità e le competenze che deve avere la figura per poter prendere la mansione;
- La definizione dei mansionari con le responsabilità, i requisiti minimi e le gerarchie;
- La formazione necessaria minima che devono avere le figure per l’esplicazione della mansione;
- La metodologia di selezione dei candidati;
- L’effettuazione di periodi di prova;
- L’aziendalizzazione delle risorse umane sulla base del contesto aziendale;
- L’inserimento della risorsa nella programmazione del programma di formazione aziendale;
- I metodi di verifica di recepimento della formazione e o addestramento effettuato e la verifica dell’efficacia con le azioni da intraprendere in caso di scarsa competenza;
- La definizione di obiettivi e gli indicatori per monitorare le performance delle risorse;
- La periodica revisione della procedura per le risorse umane in sede di riesame della direzione.
Tutti questi aspetti possono essere gestiti tradizionalmente dalla direzione ma oggi giorno ci sono degli strumenti relazionali che ne facilitano l’organizzazione.
Vantaggi di una buona gestione delle risorse umane
I vantaggi di una buona gestione delle risorse umane sono semplici da descrivere. Vediamone i più importanti:
- Miglioramento della produzione in quantità ed in qualità;
- Miglioramento dei rapporti con clienti e fornitori;
- Diminuzione degli sprechi dovuti alle deviazioni e inefficienze;
- Crescita di competenze e partecipazione delle risorse;
- Diminuzione dei reclami e delle non conformità;
- Comportamento pro attivo alle situazioni di pericolo;
- Miglioramento delle capacità organizzative per il lavoro in team;
- Velocizzazione delle fasi di risoluzione delle deviazioni e criticità.
In questo senso le norme di sistema sono molto generiche, anche se definiscono una linea nel precisa. Mentre gli standard di certificazione alimentare, come il BRC, IFS ed FSSC 22000, richiedono una maggiore precisione nella gestione delle risorse.
In quanto, per esempio, vogliono che le singole risorse vivano un processo aziendale di crescita personale, indipendente dalle figure di consulenza esterna.
Esistono molti strumenti, di valutazione e gestione delle risorse umane. Ci rendiamo conto che nelle organizzazioni molto grandi siano necessari, anche per la gestione delle turnistiche, scadenze, ferie.
Ma consigliamo alle organizzazioni, fin tanto riescano, a gestire le risorse umane con metodiche classiche, perché un imprenditore, deve sapere sempre il livello di competenza della sua realtà.