Procedura per la qualifica dei fornitori

La qualifica dei fornitori di beni e servizi è il processo necessario per assicurarsi che la catena di fornitura sia in grado di soddisfare le esigenze della tua organizzazione in termini di sicurezza, qualità, affidabilità, prezzo e rispetto delle tempistiche.

Questo processo comprende una serie di attività come l’analisi di mercato, rischi associati a quanto acquistato, la capacità finanziaria, affidabilità, valutazione delle competenze tecniche, verifica della qualità dei beni o dei servizi forniti, l’esame della conformità ai requisiti normativi e agli standard di settore.

Nel proseguo dell’articolo vedremo quelle che sono le fasi da seguire per gestire il processo efficacemente.

Perché è importante la qualifica dei fornitori?

La procedura per la qualifica del fornitore è una delle attività definite come prerequisito, infatti in ambito alimentare sono inserite nella norma tecnica della serie ISO 22002, che definisce i requisiti di base per la sicurezza alimentare.

Ma è altrettante importante per gli altri contesti, basti pensare che quando si analizza una criticità, o si esegue una progettazione si utilizza il diagramma di Ichikawa, il fattore ‘materials’ comprende appunto i materiali utilizzati.

Il perché deve essere considerata importante la fase per il processo di approvvigionamento è lampante. Le principali motivazioni sono tre:

• Commerciale. Definire fattori di qualifica nei contratti con i supplier, permetterà di poter definire prezzi e rapporti di fiducia nel tempo. Attività necessaria per poter produrre o erogare servizi standardizzati e secondo requisiti definiti;
• Qualità. La definizione di standard qualitativi di prodotto e processo aiuterà l’aspetto commerciale;
• Sicurezza. Il controllo della qualità dei fornitori sarà necessario alla prevenzione di eventuali accessi di pericoli in azienda, dovuti a materie prime o servizi non in linea con i requisiti obbligatori applicabili.

Concludendo saper qualificare e monitorare i fornitori della tua azienda ti permetterà di prevenire criticità sui tuoi processi. Criticità che potrebbero essere economicamente onerose.

Fasi di qualifica dei fornitori di beni e servizi

Vediamo di seguito quali sono le fasi fondamentali che dovrebbero essere presenti nella qualifica della catena di fornitura della tua organizzazione.

Di seguito riporteremo quelle che sono le attività da effettuare per le fasi di gestione dei fornitori che potranno essere più o meno approfondite a seconda della tipologia aziendale.

Requisiti che possono essere considerati più ‘semplici’ per talune organizzazioni che sono tenute rispettare solamente i requisiti obbligatori, o più ‘approfonditi’ secondo le richieste di norme internazionali di certificazione volontaria, come per esempio la norma ISO 45001 o gli standard alimentari BRCGR ed IFS.

Attività di ricerca di un fornitore

L’attività di ricerca di un fornitore a volte viene lasciata al caso. Spesso è frutto di una cattiva definizione dei requisiti necessari alla produzione di un bene o all’erogazione di un servizio.

Ricordati sempre che l’amico mio non ti aiuterà a standardizzare le attività per trovare eccicienza.

Dovresti invece procedere minuziosamente. Per esempio ricercare i tuoi fornitori verificando la banca dati Accredia, o la brcgsdirectory, dove potrai visionare le organizzazioni certificate con schemi volontari. Un valore aggiunto di assicurazione di qualità.

Iniziare una qualifica con una ricerca di mercato faciliterà il focus sui fornitori affidabili da qualificare. In alternativa potrai muoverti ricercando aziende che hanno referenze e che forniscono tutte le evidenze.

Al termine di questa fase dovrà essere inviato il questionario al fornitore necessario per la raccolta delle informazioni.

Definizione della classe merceologica del fornitore

Tutti i fornitori dovranno essere suddivisi sulla base del loro contesto. Ci saranno quindi fornitori di materie prime, alimentari e non, e fornitori di servizi , per esempio laboratori di analisi e taratura, consulenza, formazione, disinfestazione, pulizie, logistica, ecc.

Molto utile creare un registro o elenco dei fornitori approvati, dove verranno riportare informazioni necessarie quali:

• Nome fornitore;
• Dati Aziendali;
• Contatto per le emergenze;
• Identificazione se supplier diretto o indiretto;
• Area per effettuare la valutazione;
• Definizione del rischio;
• Certificazioni volontarie possedute e la loro scadenza;
• Area per effettuare il monitoraggio;
• Area dove indicare data dell’invio del questionario e documentazione correlata, è buona norma che sia almeno a cadenza triennale;
• Area dove indicare data di eventuale audit di seconda parte, test di tracciabilità;
• Data di prima qualifica;
• Data ultima qualifica.

Questo elenco dovrebbe riportare la data di aggiornamento ogni qual volta si modifichi.

Definizione dei fattori di qualifica

La definizione dei fattori di qualifica è una fase importante. Più sarai a focus sui materiali e servizi acquistati e più potrà essere efficace la valutazione successiva.

Un esempio di fattori di qualifica potrà essere:

• Referenze del fornitore;
• Presenza di certificazioni volontarie;
• Tipologia di prodotto (Materia prima, Prodotto Finito, Servizi, ecc);
• Rischi associati al prodotto (Biologici, chimici, fisici, radiologici, frodi, autenticità, sicurezza sul lavoro, rischi sociali, ambientali, ecc);
• Competenza tecnica;
• Lontananza del fornitore;
• …..

Valutazione dei rischi fornitori

Il supplier risk assessment sarà necessario per la definizione delle evidenze ed i requisiti necessari ai quali dovrà assolvere il fornitore per la qualifica e la definizione della area di rischio dello stesso. Saranno quindi misurati i fattori visti in precedenza.

Dovrai definire dei punteggi da attribuire per la conformità totale, e parziale al fattore di qualifica, ed il punteggio minima di qualifica per essere inserito nel registro dei fornitori qualificati, e rispetto ai rischi aziendali.

In genere i fornitori che possono avere un impatto sul bene/servizio, di solito sono fornitori di moca, materie prime e servizi di logistica, intermediari, vengono suddivisi in due livelli:

• Basso. Dove si considerano sufficienti le evidenze inviate dall’azienda ed il bene servizio acquistato in genere non può avere un impatto sul prodotto finito o servizio erogato;
• Alto. Dove sono necessari approfondimenti, che possono comprendere, richiesta di certificazione fornitore, audit, analisi e test specifici.

Nota: Taluni standard alimentari invece, per i fornitori di materie prime alimentari, moca, logistica ed agenzia, presenti nella tua catena di approvvigionamento, sarà necessaria la presenza di una certificazione GFSI con scopo coerente di quanto acquistato, altrimenti sarà necessario l’effettuazione di un audit di qualifica da effettuare presso il fornitore.

Approvazione del fornitore

Una volta che avrai valutato positivamente tutte le evidenze necessarie per l’approvazione del fornitore, e magari avrai anche effettuato degli ordini di prova, potrai approvare il fornitore.

In questa fase ti consigliamo di definire una sorta di protocollo di fornitura e comunicazione. Questo ti permetterà di gestire l’accordo ed i requisiti per le fasi di acquisto, verifica dei beni acquistati, nel tempo. 

E’ importante anche avere la possibilità di qualificare più di un fornitore per una materia prima o per un servizio, questo ti permetterà di ottimizzare la tua continuità lavorativa in caso di necessità.

Monitoraggio e riqualifica del fornitore

Il lavoro non terminerà una volta qualificati i tuoi fornitori. Infatti i requisiti minimi di qualifica che hai definiti dovranno essere rispettati in continuum.

Altrettanto importante sarà la definizione di monitoraggio dei fornitori che dovrà considerare:

• Verifiche alla ricezione dei materiali acquistati;
• Monitoraggio dei servizi acquistati;
• Non conformità di vario genere dirette ai beni e servizi acquistati, o derivanti da essi postumi al rilascio del prodotto servizio finito sul mercato;
• Modifiche di processo bene o servizio;
• Mantenimento delle certificazioni presenti;
• Completezza documentale.

Dovrai quindi definire le attività da effettuare una volta che il fornitore perda il punteggio minimo di qualifica oppure per gravi o ripetute non conformità.

Almeno annualmente sarà opportunuo effettuare la riqualifica dei fornitori, che per le organizzazioni che abbiamo un sistema di gestione certificato, di solito, verrà effettuata contestualmente al riesame della direzione.

Conclusioni sulla gestione degli approvvigionamenti

Come abbiamo visto nell’articolo implementare una efficace procedura di approvvigionamento sarà fondamentale per prevenire o portare ad un livello di accettabilità i rischi correlati alla catena di fornitura che possono avere un impatto sui tuoi prodotti e servizi.

Non devi dimenticarti di un fattore importante. Come per ogni altro processo aziendale, anche questo deve essere affidato a figure competenti e con la corretta consapevolezza del rischio rispetto al contesto aziendale.

Fattore importante per chi effettuerà la raccolta delle evidenze in azienda ed implementerà il sistema di gestione dei fornitori, e per chi effettuerà gli audit sulla catena di fornitura.

Sistemi & Consulenze può aiutarti in questo professo offrendoti i seguenti servizi:

• Implementazione della procedura di qualifica e gestione dei fornitori di beni e servizi;
• Formazione on the job sulle risorse per la mansione acquisti;
• Formazione per poter effettuare gli audit fornitori per la qualifica ed il monitoraggio periodico;
• Gestione di eventuali non conformità sulla catena di approvvigionamento.

Contattandoci potrai parlare con un nostro tecnico che saprà fornirti tutte le informazioni su questo servizio.