Il metodo delle 8D è una delle metodologie utilizzate per il problem solving, fondamentale per trovare la causa principale di una deviazione.
Questo approccio per la definizione e risoluzione dei problemi alla radice, affianca altri strumenti utilizzati in ambito qualità, come quello delle 5M, SIGMA, QRQC, 5 Whays, ed altri.
Il metodo delle 8D, è stato sviluppato nell’industria automobilistica negli anni ’80, dalla Ford Motor Company, allora denominato TOPS, ovvero, Team Oriented Problem Solving. Come si può comprendere dall’acronimo originario, si basa molto sulla partecipazione e collaborazione delle risorse umane orientate verso la risoluzione di un problema.
La metodologia 8D è uno strumento guida per la valutazione ed analisi delle criticità, ed aiuta le organizzazioni, oltre che ad adottare la correzione e l’azione correttiva più efficace, anche ad attuare azioni preventive figlie della standardizzazione dei processi di valutazione.
Riuscendo nell’obiettivo di creare efficienza aziendale, un ambiente produttivo salutare e propositivo, che permetterà di minimizzare gli sprechi e di ottenere la massima soddisfazione del cliente.
Quali sono i passaggi per l’applicazione del metodo delle 8D?
Il metodo delle 8D, come appunto riporta il nome è composto da 8 fasi. Dove però ce ne è una, che definiremo fase 0, preventiva a tutto il processo.
- Fase 0: Preparazione e pianificazione. Come per ogni strumento di valutazione sistemica, è importante avere la capacità di pianificare le proprie azioni future. Sarà quindi necessaria la raccolta delle informazioni, lista di controllo efficace, necessità di azioni come risposte ad una emergenza a protezione del cliente;
- Fase 1: Formazione del gruppo di lavoro. La prima fase sarà fondamentale. Il gruppo di lavoro dovrà essere formato sulla base della capacità di lavorare in team, capacità di approccio al miglioramento ed esperienza inerente alla criticità in oggetto. Nel gruppo, oltre capacità tecniche sul processo e sul prodotto, si dovranno ricercare o creare competenze inerenti agli strumenti di analisi degli stessi, tramite l’utilizzo degli strumenti citati sopra per il problem solving. Dovrà essere disegnato in leader che avrà anche la responsabilità di facilitare il lavoro di analisi, ed i monitoraggi sui risultati attesi;
- Fase 2: Descrizione della criticità. Il gruppo formato inizierà la descrizione della criticità, tenendo conto di informazioni, dati ed evidenze, più completi possibile. Per esempio:
- Identificando gli effetti, e caratterizzando la profondità della problematica riscontrata;
- Registrando i dati, frutto dei monitoraggi dei processi, reclami, schede tecniche, associati alla problematica;
- Utilizzando nella sessione di brainstorming l’utilizzo delle 5 W per avere una ambia descrizione in profondità del problema;
- Fase 3: Correzione tempestiva del problema. Spesso questa fase erroneamente viene definita come azione correttiva. Mentre la correzione deve essere quella attività, tempestiva, atta a portare una compliance;
- Fase 4: Valutazione le cause alla radice. Abbiamo dato una correzione veloce, ma quali sono le motivazioni per le quali è nata la problematica? Anche in questo caso l’utilizzo delle 5W sarà fondamentale per scovare quali siano le cause profonde che han portato alla deviazione;
- Fase 5: Frutto dell’analisi profonda devono essere definite, anche a più livelli, le attività che dovranno evitare un nuovo accadimento della deviazione. Definendo tempistiche, risorse e responsabilità. Ovviamente devono essere tenute evidenze in merito, contenenti tutte le informazioni ed i passaggi, per esempio:
- La descrizione della criticità;
- La descrizione dell’azione tempistica a correzione;
- La valutazione delle cause profonde che han portato alla deviazione;
- Definizione delle cause profonde;
- Dettagli sulle azioni correttive, risorse umane, tecniche, tempistiche e responsabilità;
- La definizione dei criteri di efficacia delle attività, e degli obiettivi da raggiungere;
- Fase 6: Valutazione dell’efficacia delle azioni: Una volta completate le attività, sarà necessario valutarne l’efficacia. Questo per assicurarsi che il problema originale e i suoi effetti non si possano ripresentare nuovamente. Il processo, può essere effettuato tramite ispezioni, audit, e sarà, anche in questo caso, possibilità di raccolta di dati ed evidenze per il processo di miglioramento continuo;
- Fase 7: Standardizzazione. Lo studio effettuato e le azioni integrate, potranno essere funzionali al miglioramento di altri processi. In questo caso le attività saranno della tipologia preventiva e non correttiva. Tra le azioni preventive che potrai intraprendere potrebbero esserci:
- Aggiornamento delle metodologie di lavoro;
- Formazione ed addestramento del personale;
- Aggiornamento o modifica delle attrezzature, strumentazioni e delle strutture;
- Fase 8: Condividere e congratularsi con il gruppo di lavoro. Si vince con la squadra e si perde con la squadra. E’ fondamentale la condivisione delle attività e degli obiettivi per valorizzare il lavoro e la consapevolezza delle risorse.Ogni partecipante deve essere tenuto informato delle conseguenze del processo, anche coloro che non sono inclusi nel monitoraggio dei piani di azione, in quanto senza la partecipazione e collaborazione di tutte le figure non potranno essere ottenuti risultati soddisfacenti.
Problem Solving: vantaggi della metodologia delle 8D
La metodologia 8D è molto popolare, in quanto permettere l’adozione di un approccio coerente e sistemico alle criticità. Se adottato correttamente i vantaggi di cui può godere la tua organizzazione possono essere riassunti:
- Implementazione ed adozione di strumenti per la valutazione, prevenzione e gestione del problem solving;
- Miglioramento di gestione del problem solving, basato sul lavoro di squadra e non sulle capacità individuali di una singola risorsa;
- Creazione di uno storico sulle criticità, che sarà una ottima base statistica per prendere decisioni basate su dati secondo i principi del PDCA;
- Maggiore efficacia ed efficienza nella valutazione e risoluzione dei problemi;
- Una comprensione pratica dell’analisi delle cause profonde;
- Migliorare le competenze delle risorse umane;
- Creare un ambiente di lavoro favorevole al cambiamento ed allo sviluppo, a favore della produttività e della soddisfazione del cliente;
- Migliorare la gestione delle risorse tecniche e delle metodiche di lavoro, diminuendo anche sprechi ed inefficienze;
- Comunicazione più schietta e aperta nella discussione sulla risoluzione dei problemi, aumentando l’efficacia;
- Un miglioramento nella comprensione dei problemi e nella risoluzione dei problemi da parte del management e della direzione;
- Avere una gestione delle risoluzioni delle criticità basata su dati effettivi valutati in profondità e non solo su correzioni.
Il metodo delle 8D è nato per rappresentare le migliori pratiche nella risoluzione dei problemi.
Se eseguita correttamente, questa metodologia non solo migliora la qualità e l’affidabilità dei tuoi prodotti/servizi, diminuendo sprechi dati dalle inefficienze, permettendoti di raggiungere la massima soddisfazione del cliente, ma preparerà anche il tuo team alla gestione dei cambiamenti.
La metodologia, viene grandemente applicata ed inserita come metodo di valutazione delle criticità sia nei classici sistemi di gestione qualità, ISO 9001, ambiente, ISO 14001, salute e sicurezza, ISO 45000, alimentare, ISO 22000, sia negli standard alimentari IFS, FSSC 22000 e BRC.