Con la definizione di outsourcing si indica la esternalizzazione di processi e servizi nei confronti di un fornitore qualificato. E’ sempre più frequente trovare delle organizzazioni che affidino taluni servizi e processi all’esterno, sotto gestione del committente, per svariate motivazioni.
Possono essere esternalizzati interi processi, particolari fasi, e mansioni. Questa tipologia di servizio può essere suddivide in due grandi aree:
Interno – quando i servizi vengono effettuati dentro il sito dell’organizzazione e o le risorse umane e tecniche impiegate sono proprie dell’azienda committente e non dei fornitore di servizi, per esempio le aziende che effettuano amministrazione, sanificazioni, macellazione o imbottigliamento presso il cliente;
Esterno – quando intere fasi vengono effettuate in aree differenti dall’organizzazione, per esempio i processi di produzione dei prodotti a marchio, di confezionamento, saldatura, sabbiatura, ecc…
La gestione di questi processi, viene richiesta sia in ambito dei sistemi di gestione per la qualità, ma anche negli standard di certificazione alimentare. In quanto, la responsabilità, nei confronti dei requisiti, sarà sempre quella del committente. Che deve mettere in atti attività di monitoraggio e rilascio del prodotto sul mercato.
Perchè è utile utilizzare dei servizi in Outsourcing?
Le motivazione più frequenti del perché le organizzazioni si indirizzino nell’affidare i propri processi o servizi in outsourcing, sono di natura organizzativa ed economica, entrambe correlate tra loro:
- Organizzativa: la possibilità di affidarsi a realtà qualificate e strutturate per effettuare tali servizi o processi, non dovendo intervenire direttamente ma acquistando ciò che necessità da organizzazioni strutturate e qualificate per quello scopo;
- Economica: i mercati internazionali odierni richiedo alle aziende produttrici una gran quantità di tipologie, referenze, modelli dei propri prodotti, utilizzando questi servizi si abbattono i costi di realizzazione delle linee di produzione, formazione delle risorse, e tutto ciò connesso.
Processi in outsourcing: come devono essere gestiti?
Non basta affidare un processo o un servizio ad un’azienda esterna, in outsourcing, ma deve essere definito un vero e proprio protocollo di qualifica per il fornitore che deve contenere:
- Valutazione dell’impatto che tale processo o servizio affidato in outsourcing possa avere sul raggiungimento dell’obiettivo finale;
- Valutare e qualificare il fornitore dei servizi più in linea con i criteri richiesti, possono e devono essere richiesti a secondo di quanto richiesto, certificazioni alimentari, standard GFSI, saldature, qualità, ambiente, ssl, ecc;
- Definire, nell’ambito del processo servizio affidato, tramite protocolli di affidamento, i requisiti da rispettare;
- Definire i ruoli, le responsabilità e le frequenze dei monitoraggi da effettuare sul processo servizio esternalizzato;
- Inserire nel programma di audit i monitoraggi presso il fornitore dei servizi processi, che possono essere verifiche, test analitici, test di tracciabilità, ecc;
- Effettuare ove necessario le validazioni dei processi esternalizzati;
- In caso di effettuazione di prodotti a marchio mettere a conoscenza dell’aspetto il cliente;
- Monitorare gli indicatori per rivedere, in caso di non conformità, le cause profonde e le azioni correttive da applicare al servizio.
Processi e Servizi in Outsourcing: quali sono i requisiti?
Nelle organizzazioni che abbiano implementato e certificato un sistema di gestione, o uno standard di certificazione, la definizione delle responsabilità, e dei monitoraggi da effettuare sull’operato del fornitore di servizi e processi in outsourcing, deve essere molto precisa.
Sulla base della valutazione dei rischi, per l’impatto che tale processo e o servizio in outsourcing abbia sul raggiungimento degli obiettivi, la conformità dei requisiti applicabili, sicurezza alimentare, salute e sicurezza sul lavoro, ambiente, privacy, e per la soddisfazione dei clienti.
Deve essere definito un processo di qualifica coerente. Che può comprendere degli audit di seconda parte, la richiesta di evidenze, oppure il raggiungimento della medesima certificazione di cui è in possesso l’organizzazione mandataria dei processi.
Tutto ciò a tutela dei clienti e dei consumatori. In ambito alimentare, per esempio, i fornitori di servizi in outsourcing, di organizzazioni certificate BRC, IFS ed FSSC 22000, devono essere in possesso di certificazioni equiparate, e sul campo di applicazione deve essere contemplato il processo e o servizio affidatogli.
Attenzione però a definire tutti i servizi esterni in questa modalità. Ovvero. Per esempio servizi come la logistica, o la commercializzazione, non possono essere considerati tali.
Per essere considerato un processo o servizio in autsourcing, deve esserci semole l’implicazione ed il controllo dell’organizzazione ‘madre’. E soprattutto, i prodotti devono essere sempre di proprietà della stessa. Facciamo qualche esempio:
- Un salumificio, che faccia effettuare il processo dei disosso, da un’organizzazione sterna;
- Un azienda che produce ringhiere per i balconi che faccia effettuare la zincatura da una realtà esterna;
- Un centro di elaborazione dati, che affidi le valutazione statistiche ad un terzo, per effettuare programmi strategici sui risultati.
Che cosa non è un outsourcing:
- Un’azienda che venda alimenti, o altri prodotti finiti, di altri, nei quali non ha avuto nessun ruolo, di progettazione, fasi di produzione e monitoraggio. Per questo motivo, molti standard, definiscono questa attività come broker.
Di qualsiasi tipologia di prodotto e servizio, sarà sempre fondamentale la gestione dei requisiti e la verifica del rispetto degli stessi, nei confronti dei clienti e dei consumatori.