Auditor: formazione e qualifica

Un auditor, o valutatore, è quella figura terza, chiamata a valutare dei requisiti. Riceviamo frequentemente delle richieste di informazione, inerenti alla qualifica e formazione per auditor. Purtroppo sul web si trova di tutto. E le richieste provengono per lo più da ragazze e ragazzi neo laureati, ai quali è stato comunicato che la qualifica per diventare valutatori, si basi su un corso. Ma cos’ non è.

Le competenze dell’auditor sono un insieme di fattori. Formazione pregressa, specifica ed esperienza. Vediamo di fare un po’ di chiarezza su quale sia per un professionista la formazione per auditor e quali siano le competenze per la qualifica del valutatore.

Nei fattori di qualifica dell’auditor sono comprese organizzazioni nelle quali si sia fatta esperienza ed organismi di certificazione. Per la formazione specifica e la qualifica su campo.

Auditor qualificati: quali sono le richieste dei mercati?

Ma il mercato odierno ha esigenza di auditor qualificati? Decisamente si. Vediamo le motivazioni per le quali un professionista dovrebbe prendere in considerazione di investire nella formazione per auditor per poter procedere con una qualifica.

Al giorno d’oggi, il mercato richiede alle organizzazioni la ricerca del miglioramento continuo rispetto ai requisiti obbligatori, contrattuali, ed agli obiettivi prefissati.

Per questo motivo ci si affida spesso all’implementazione di un sistema di gestione per la certificazione di norme internazionali volontari che evidenziano il rispetto dei molti requisiti nei confronti di tutte le parti interessate.

L’attestazione di una certificazione deve essere effettuata da organismo di oertificazione, tramite delle figure altamente professionali dotate di capacità ed esperienza sulla valutazione. Gli auditor sono quindi, quelle figure qualificate,  che sono responsabili della “manovalanza” delle verifiche.

La frammentazione delle norme e standard di certificazione, richiede un aumento di figure come auditor qualificati. Non solo per il mercato delle certificazioni aziendali. Ma in tutti quei processi dove siano necessari auditor qualificato per le valutazioni interne e per gli audit presso fornitori.

Le competenze del valutatore richieste sono sempre più in focus con le norme ed i settori del contesto aziendale. Quindi si. Investire in formazione per auditor è uno step economicamente e professionalmente vantaggioso per professionisti ed aziende.

Formazione per valutatori

L’audit è un processo sistematico, lo strumento più efficace per il miglioramento continuo, indipendente e documentato,  per ottenere evidenze e valutare con obiettività quali criteri di una norma sono stati soddisfatti. L’audit effettuato da un’entità terza è anche il processo di validazione della procedura interna all’organizzazione per l’effettuazione delle verifiche interne.

Al fine di rendere questo processo utile per la direzione, l’audit deve essere condotto da professionisti competenti, auditor qualificati, con una buona conoscenza della norma e del settore contestuale dell’organizzazione.

Colui che abbia competenze e qualifica da auditor, deve essere in grado di pianificare e completare una verifica, o un programma e piano di verifiche,  in modo efficace con un’attività capace di dare alto valore aggiunto a tutte le parti in causa. Ed avere nozioni di verificare che l’organizzazione sia in compliance con i requisiti.

Per questo motivo, se sei un professionista, è importante investire sulla formazione per auditor. E per le aziende sulle competenze dell’auditor di una risorsa interna

Qualifica dell’auditor: che caratteristiche dovresti avere?

Chi effettua o vuole effettuare la professione, o punta a diventare un auditor qualificato deve avere le seguenti caratteristiche:

• Esperienza e competenze tecniche;
• Capacità di comunicazione;
• Capacità di analisi;
• Competenze aggiornate specifiche;
• Esperienza continuativa in relazione alla norma criterio dell’audit, sicurezza alimentare, ambiente, sociale, privacy e altri come parti di processo, fornitori, ecc.
• Esperienza nel settore dell’azienda oggetto di audit.

Come tutte le figure professionali odierne, deve esserci una grande capacità empatica e comunicativa. Tra le competenze necessarie per la qualifica dell’auditor potremmo anche aggiungere la capacità di analisi e la curiosità. Per addentrarsi e valutare i processi e le organizzazioni efficacemente.

Processo di qualifica del valutatore

Il primo passo per essere auditor qualificati ed intraprendere il processo di qualifica del valutatore, è avere un’esperienza documentata di lavoro per attività tecniche coerenti di almeno 5 anni, di cui almeno 2 anni continuativi nel campo della gestione di un sistema per il quale si voglia qualificarsi.

Questa esperienza è un tassello fondamentale per acquisire la familiarità non solo con gli aspetti quotidiani di gestione dei sistemi, delle attività e processi aziendali, ma soprattutto con le dinamiche che in sede di audit dovranno essere capite già dai primi minuti.

Dopo aver maturato un’esperienza significativa in un’azienda, sarà necessario frequentare un corso qualificante per “Lead Auditor/Auditor di terza parte” per poter diventare auditor qualificati.

Il corso di formazione per auditor dovrà essere riconosciuto da uno degli organismi di certificazione del personale (es: CEPAS; KHC, AICQ, …). Durante il percorso coadiuvante alla qualifica del valutatore, verranno affrontate le tematiche che gli auditor devono padroneggiare per la conduzione degli audit, come ad esempio:

• Terminologia, principi, prassi e tecniche relative alla gestione per la qualità;
• Norme e documenti normativi sui sistemi di gestione per la qualità;
• Prassi di gestione del business;
• Settore di business e contesto del cliente;
• Prodotti, processi ed organizzazione del cliente;
• Sistema di accreditamento nazionale ed europeo;
• Tipologie di audit;
• Ruolo, responsabilità e principi di etica professionale connesse alla figura dell’auditor e del responsabile gruppo di audit;
• Gestione dei programmi di audit;
• Metodologie e tecniche di conduzione di tutte le fasi dell’attività di audit e la gestione delle riunioni e dei gruppi di audit;
• Gestione del rischio come applicabile negli audit sui SG;
• Requisiti di legge su salute e sicurezza ed altri criteri applicabili, da rispettare nel corso di audit;
• Responsabilità civili e sanzioni penali relative al rapporto di audit;
• Forme di tutela in caso di comportamenti dolosi da parte di terzi.

Quali devono essere le competenze dell’auditor?

I corsi di formazione per i valutatori di sistemi di gestione (qualità, ambiente, energia, safety, sicurezza alimentare e altri) sono suddivisi in 2 moduli:

• Modulo relativo alle regole di audit basato sui requisiti delle ISO 19011 2018 e ISO/IEC 17021 – Della durata di 16 ore – Vedi “FOCUS ON”;
• Modulo specifico sui requisiti della norma (9001, 14001, 50001, 45001, 22000, …) – Della durata di 24 ore;

Entrambi i moduli di formazione per auditor terminano con un esame ed una simulazione. Il docente valuterà non solo le conoscenze acquisite, ma anche le tecniche di verifica e l’approccio dei candidati per essere auditor qualificati.

I corsi di formazione sono obbligatori per coloro che intendono svolgere la professione per conto di organismi di certificazione conducendo “audit di terza parte”.  Questa formazione è richiesta anche al personale degli organi di controllo.

Non sono obbligatori ma consigliati a chi intende effettuare solo gli audit di prima o seconda parte, o ricopre mansioni come il responsabile qualità. In tali corsi, per la qualifica dell’auditor, infatti, non si impara solo la teoria delle norme, ma alla verifica dei requisiti applicabili.

Nel percorsi di qualifica del valutatore si metterà anche in pratica quelli che sono i requisiti delle norme ISO 19011 e ISO 17021. Partecipare ad un corso per la qualifica dell’auditor sarà anche un’ottima opportunità per confrontarsi con altri professionisti e o auditor qualificati.

Quali sono le competenze durante la verifica?

L’esperienza aziendale pregressa, unita alle competenze acquisite dopo i corsi di formazione per auditor, sono elementi che consentiranno ai valutatori di poter svolgere la propria attività come professionista. Nello specifico, insegneranno al candidato le seguenti competenze:

• applicare a differenti audit appropriati principi, procedure e metodi per garantire che gli audit siano condotti in modo coerente e sistematico;
• comprendere il campo di applicazione dell’audit e applicare i criteri relativi;
• comprendere la struttura, le prassi aziendali e di gestione dell’organizzazione oggetto dell’audit;
• operare nell’ambito dei requisiti legali e contrattuali dell’organizzazione;
• utilizzare un linguaggio appropriato a tutti i livelli nell’ambito dell’organizzazione del cliente;
• effettuare una riunione iniziale/finale ed interviste a gli addetti;
• individuare leggi, regolamenti, direttive, contrattualistica, convenzioni nazionali e internazionali relativi alle organizzazioni da sottoporre ad audit;
• applicare le norme su cui condurre le verifiche;
• pianificare, condurre un audit e comunicarne dei risultati;
• conoscere i requisiti dei sistemi di gestione e la loro applicazione in organizzazioni e logiche organizzative differenti;
• comprendere il contesto in cui le organizzazioni si muovono;
• utilizzare la terminologia settoriale e le tecniche per diversi SG;

In aggiunta a tali competenze, per il responsabile del gruppo di audit sono richieste anche le seguenti competenze:

• pianificare gli audit;
• organizzare e guidare i gruppi di audit;
• prevenire l’insorgere di conflitti ed, eventualmente, di risolverli.

Auditor qualificati: gli organismi di certificazione

Ovviamente per essere auditor qualificati, non basterà dimostrare di avere esperienza pregressa nei settori, ed aver seguito con successo percorsi per la formazione per auditor. Lo step successivo per le figure che siano interessate alla qualifica dell’auditor dovranno presentarsi agli organismi di certificazione.

L’organismo di certificazione, se interessato alla qualifica del valutatore, analizzerà la formazione per auditor effettuata, l’esperienza documentata sulla norma e o sulle norme di certificazione. E sui settori di appartenenza delle aziende.

Se riterrà sufficiente quando visionato sulle competenze del valutatore definirà in quali norme/settori il valutatore potrà effettuare attività di valutazione. Definendo anche le giornate di affiancamento da effettuare prima di poterli considerare auditor qualificati.

Per alcuni sistemi di gestione questi sono elementi per la qualifica del valutatore, sono necessari, ma non sufficienti. Esistono, infatti, regolamenti che richiedono per la qualifica del valutatore che il professionista abbia effettuato un’esame per la certificazione delle competenze su norma e settore.

Questo esame di qualifica, è una vera e propria certificazione della professione, perché essere valutatore è di per sé una professione. Il processo comprende, le evidenze sulle competenze, un esame scritto e uno orale. Una volta superati entrambi, si verrà iscritti al registro degli auditor per una determinata norma e settore di appartenenza.

Tale certificazione di qualifica è valida per 3 anni, dopodiché bisogna dimostrare di aver svolto l’attività in modo continuativo e di non aver avuto reclami per il proprio operato.

Nella formazione per i valutatori degli standard alimentari, standard alimentari BRC, Ifs, Fssc 22000, i percorsi di formazione per auditor per le figure qualificate deve essere effettuato tramite TP ufficiali proprietà o nominati da tali organizzazioni.

Competenze dell’auditor via web: fare molta attenzione

Molti professionisti rimangono intrappolati nella ragnatela del web. Acquistano percorsi di formazione per auditor convinti che possano essere utili per la qualifica del valutatore o addirittura, gli erogatori promettono attestati da auditor qualificati.

Non fatevi ingannare da promesse di percorsi per la qualifica del valutatore. In quanto, come abbiamo visto sopra, non esistono, ed il processo di qualifica dell’auditor non può essere demandato da una formazione di poche centinaia di euro. I valutatori qualificati valutano le organizzazioni.

La professione ha un valore legale. Gli auditor qualificati sono professionisti alla pari degli avvocati. E possono essere chiamati dai magistrati in caso di controversie. Per rispondere di come sia stata valutata l’organizzazione. Il corso di formazione per auditor non può quindi avere un costo di poche centinaia di ore!!!

Competenze dell’auditor alimentare: mondo diverso

Le competenze dell’auditor in ambito alimentare sono ancor più difficili. Soprattutto per gli standard privati il processo di formazione e qualifica comprende:

• Istruzione ed esperienza lavorativa, per esempio laurea scientifica e minimo 5 anni di esperienza di lavoro dimostrabile;
• Formazione generale in ambito HACCP riconosciuto legalmente, e formazione da Lead Auditor. Entrambe i corsi devono essere eseguiti e completati con esame. Formazione ed esame GFSI;
• Formazione specifica sullo standard ufficiale che può variare tra i due e cinque giorni. Validato dalla proprietà dello standard;
• Dimostrazione di competenza sulle categorie. Evidenze sulle competenze ed esperienza pregressa. Talvolta viene richiesto esame per categoria;
• Addestramento su campo, audit come osservatore ed audit witness, o esame, con le modalità e durata che possono variare a seconda dello norma e o standard.

Come si può vedere non si può correre dietro alle promesse di realtà di formazione, spesso non riconosciute dal proprietario dello standard e della norma. Ed occorrono molti anni ed impegno per poter essere auditor qualificati in questo ambito.

Cosa sono le norme ISO 19011 e ISO 17021?

Come per tutti i SG, il modulo iniziale per la formazione in aula di auditor è basato sulla norma ISO 19011 “Linee guida per audit di sistemi di gestione” e sulla ISO/IEC 17021 “Valutazione della conformità – Requisiti per gli organismi che forniscono audit e certificazione di sistemi di gestione”.

In questo modo, sarà possibile presentare ai futuri valutatori i requisiti delle norme di riferimento per gli audit. Questo modulo costituisce un credito permanente. Non deve essere ripetuto se si frequenta un altro corso da auditor in relazione a una norma diversa.

Entrambe le norme hanno avuto aggiornamenti significativi di pari passo con il moltiplicarsi dei sistemi di gestione e del nuovo concetto di rischio. Seguono l’approccio delle nuove norme qualità 9001, ambiente 14001, sicurezza ISO 45001, sicurezza alimentare ISO 22000.

Vengono stabiliti i principi di rischio per le attività di audit, come ad esempio il non raggiungimento degli obiettivi e la minimizzazione dell’impatto delle attività di audit sui processi operativi di un’organizzazione.

Ecco qui di seguito altre importanti novità in merito a tali norme:

• aggiunta di nuovi principi di audit (tra cui la riservatezza, già nota ai più);
• ampliamento della sezione dedicata alla gestione del programma di audit, con nuove indicazioni relative alle competenze richieste per tale attività;
• introduzione del metodo di audit remoto;
• rafforzamento e determinazione del processo di valutazione delle competenze dei valutatori;
• focus verso resilienza, sicurezza, preparazione e continuità delle organizzazioni, assieme alla sicurezza delle informazioni, della salute e sicurezza sul lavoro.

La differenza tra queste due norme complementari è rappresentata dal fatto che la ISO 19011 è destinata ad una estesa gamma di potenziali utilizzatori, ovvero:

• i valutatori qualificati;
• le organizzazioni che attuano sistemi di gestione;
• le organizzazioni che operano nella certificazione o nella formazione ed addestramento degli auditor;
• le organizzazioni che operano nella certificazione di sistemi di gestione;
• le organizzazioni che operano nell’accreditamento o nella normazione per la valutazione della conformità.

La 17021 rimane relegata al mondo degli organismi di certificazione. In realtà, molti dei principi contenuti possono essere presi come linee guida anche dagli altri attori nel mondo delle certificazioni.

Corso di formazione auditor: i nostri servizi

Organizziamo varie tipologie di corsi di formazione per auditor. Questi possono essere erogati presso le organizzazioni, in aula ed in modalità e-learning.

La formazione che possiamo erogare con i nostri formatori riconosciuti si suddivide in:

• Formazione auditor interna alle organizzazioni. Adatta per la formazione di risorse che effettuano audit di I° e II° Parte.
• Corso base auditor ISO 19011 della durata di 16 ore, in collaborazione con organismi di certificazione accreditati.
• Corsi auditor di III° parte (moduli specialistici) della durata di 24 ore, in collaborazione con organismi di certificazione accreditati. Adatta per la formazione di risorse che vogliono iniziare il processo di qualifica da ispettore.

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