Root cause analysis

La Root Cause Analysis, è il processo di analisi delle cause profonde di una non conformità o deviazione. Lo studio è necessario per definire quale sia stata la causa alla radice che abbia portato un accadimento. Per poter adottare un’azione efficace alla prevenzione di un medesimo.

Lo studio dell’analisi delle cause profonde, può essere applicato ad ogni tipologia di accadimento aziendale. Prima, era prettamente richiesto solo dagli standard alimentari GFSI, la certificazione BRC ed IFS, soprattutto, anche per l’adozione di azioni preventive e correttiva riportate nell’action plan.

Oggi giorno, ormai la sua adozione viene richiesta per gli norma e standard in ambito dei requisiti sulla sicurezza alimentare, ambientale, privacy e safety.

Noi di sistemi & consulenze lo utilizziamo, e formiamo i nostri clienti ad utilizzarlo, per effettuare l’analisi delle cause profonde di ogni non conformità.

Perché è importante l’analisi delle cause profonde?

Come abbiamo già accennato, l’analisi delle non conformità utilizzando la root aause analysis, è un metodo di approfondimento sistemico voltato al problem solving. Con questo strumento, l’organizzazione, durante l’analisi, identificherà le cause profonde che hanno portato all’accadimento di una deviazione di processo o ad una non conformità.

L’analisi delle cause profonde delle non conformità darà la possibilità, all’organizzazione di focalizzare le risorse necessarie per il miglioramento e la risoluzione alla radice della non conformità. E non fermarsi a risolvere la conseguenza.

Infatti alla base di una deviazione potrebbe esserci una formazione insufficiente, e o attrezzature non adatte e o altro. Per l’analisi delle cause profonde delle non conformità, verranno utilizzati approcci sistematici per identificare la causa alla radice di un problema.

Ricordando che, il corretto flusso di gestione di una non conformità o di una deviazione, dovrebbe essere:

• Ricezione;
• Analisi delle cause;
• Correzione;
• Azione correttiva o preventiva;
• Verifica dell’efficacia dell’azione;
• Rendicontazione e chiusura.

Esempio di Root Cause Analysis

Per effettuare l’analisi delle cause profonde delle non conformità, possiamo utilizzare lo strumento denominato anche delle 5 W.

I primo passo che deve effettuare l’organizzazione, per l’esecuzione efficace di una root cause analisys, è quello di partire identificando tutte le cause possibili che hanno portato alla non conformità, o alla deviazione rispetto ad un requisito o per esempio ad un indicatore di obiettivo.

Questo servirà a restringere l’elenco da valutare, delle possibili cause, analizzandone le probabilità ed incidenza. Verificando la causa principale scatenante. Il secondo fondamentale passo sta nel descrivere il problema utilizzando lo schema seguente:

• Who? Chi è interessato dal problema, le parti interessate, figure interne ed esterne;
• What? La Definizione del problema;
• When? Ora e data dell’avvenimento del problema;
• Where? Dove è avvenuto il Problema?
• Why? Storicità della problematica;
• How? Come si è verificato il problema? In quali circostanze?
• How Many? Dimensioni e frequenza del problema?

Una volta che è stata definita ed analizzata la deviazione sotto tutti gli aspetti, l’organizzazione dovrà effettuare l’analisi delle cause profonde delle non conformità, utilizzando lo strumento delle 5w.

Per effettuare un’analisi delle non conformità si dovrà indagare sulle cause alla radice di essa, interrogandosi con un “perché” fino a raggiungere la causa principale profonda. Definendo realmente cosa abbia portato alla deviazione. E’ un po come curare la causa e non solo il sintomo.

Il processo di root cause analysis, può utilizzare, come abbiamo anticipato, il metodo delle 5 W, per costruire una catena di cause efficace, con una progressione logica naturale, esaminando a fondo un problema.

Facciamo un esempio di analisi delle cause profonde delle non conformità: Deviazione: un cliente ci comunica che un suo consumatore ha trovato un frammento di plastica in un panino.

La prima fase, come abbiamo visto sarà quella di raccogliere tutte le informazioni. La seconda fase sarà la vera e propria analisi:

Perché – Perché si era rotta la spatola utilizzata per le salse (Primo perché);
Perché – Perché era stata verificata la spatola prima dell’utilizzo (Secondo perché);
Perché – Perché l’operatore non era a conoscenza della verifica dell’utensile (Terzo perché);
Perché – Perché non era stato adeguamene formato (Quarto perché);
Perché – Perché non esiste una metodica sulla verifica (quinto perché, la radice del problema).

Da questa semplice analisi delle non conformità evince, che dopo aver utilizzato questo strumento, la risultante evidenzia è che la deviazione sia stata provocata da una scarsa formazione e dall’assenza di una istruzione operativa documentata in merito alla verifica degli utensili. Da tutto ciò emergerà:

• Correzione: sostituzione della merce al cliente;
• Azione corretta: implementazione di una istruzione operativa atta alla verifica degli utensili prima del loro utilizzo e formazione degli operatori;
• Verifica dell’efficacia: ispezione durante verifiche su campo dei monitoraggi preoperativi ed assenza di rilevamento dei corpi estranei;
• Rendicontazione: costo della sostituzione della merce al cliente, ore impiegate per la formazione e stasura dell’istruzione.

Quali sono le criticità dell’analisi delle cause profonde?

Lo strumento per l’analisi delle cause profonde di una non conformità, fa parte delle metodiche di misurazione ed analisi che può sfruttare un’organizzazione, come l’analisi swot, l’analisi a lisca di pesce, il metodo delle 8D, e la definizione dei diagrammi di flusso.

Le criticità sull’utilizzo di questi strumenti, in questo caso per effettuare una root cause analysis, che una organizzazione deve considerare per utilizzare efficacemente questa tecnica sono:

• Competenza: la capacità di avere un risultato utile e reale dell’analisi la figura o le figure devono avere la competenza necessaria sui processi aziendali e capacità volta al Problem Solving;
• Indipendenza: le risorse che devono effettuare l’analisi devono non essere influenzate da gerarchie per poter effettuare un giudizio imparziale ed indipendente, come avviene per le figure che devono effettuare gli audit di verifica interne secondo le linee guida Iso 19011;
• Oggettività: le risorse, come il punto sopra, devono avere la capacità di dare giudizi basati su evidenze per far si che la direzione possa definire le azioni e le risorse necessarie per la risoluzione tempestiva della deviazione senza spreco di risorse.

Periodicamente, generalmente in sede di riesame della direzione l’organizzazione valuterà lo stato di competenza delle risorse nell’utilizzo di questo strumento e l’efficacia delle analisi delle non conformità ed azione derivante da essi effettuate.

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