La verifica dei beni acquistati comprende tutte le attività che dovresti effettuare alla ricezione dei materiali nella tua azienda, per valutarne la conformità rispetto ai requisiti richiesti durante l’acquisto.
L’effettuazione di una verifica rappresentativa in questa fase è un prerequisito importante perché ti permetterà di accettare, rifiutare, o valutare con il fornitore, quanto ricevuto. Limitando così criticità che potrebbero avvenire nei processi successivi.
Criticità che potrebbero essere riassunte:
- Mancato rispetto delle quantità dei beni acquistati;
- Mancato rispetto dei requisiti dei beni acquistati;
- Possibile ingresso di nuovi pericoli tramite beni non conformi.
Una approfondita valutazione alla ricezione dei materiali acquistati segue, una corretta definizione dei requisiti della qualità di questi ultimi.
In questo articolo descriveremo le attività che dovrebbe fare tua azienda alimentare in questo processo.
Perché è importante la verifica dei beni acquistati?
La sicurezza, qualità e legalità degli alimenti prodotti nella tua azienda dipendono fortemente dal rispetto dei requisiti applicabili alle materie prime alimentari e per il packaging utilizzate per produrlo.
Un’ispezione rigorosa dei beni acquistati gioverà alla tua azienda perché garantirà la possibilità di utilizzare in sicurezza tutti gli ingredienti spediti senza causare criticità che possono portare ad una intossicazione alimentare, avvelenamento, contaminazione da parassiti, oppure al mancato rispetto di fattori specifici definiti di un prodotto con il cliente.
Nella valutazione delle non conformità capita di frequente dopo aver valutato le cause profonde, che la criticità provenga dalla catena di fornitura. Valutando più in profondità però emerge spesso che non sono stati definiti requisiti di accettabilità, e cosa più grave, che l’ispezione delle materie prime acquistate si basa solamente di valutazioni quantitative.
Se ancora credi che in questi casi puoi spostare le tue responsabilità al fornitore ti sbagli. Prima devi poter dimostrare di aver fatto tutto quanto in tuo potere per prevenire delle criticità, ed in secondo luogo, una volta che hai ricevuto i materiali nella tua azienda, ormai è tardi, ed il rischio nella migliore delle ipotesi sarà condiviso.
Come parte del tuo sistema di gestione della sicurezza alimentare devi definire quali sono i requisiti di accettabilità e la verifica dei beni acquistati. Di conseguenza formare delle risorse in merito all’accettazione o al rifiuto dei prodotti acquistati.
Le verifiche possono essere suddivise in due step, che vedremo nei prossimi capitoli.
Qual è la prima cosa che devi fare quando ricevi una consegna?
Un qualcosa che anche in questo caso non viene sempre valutato correttamente, è quello della panificazione delle ricezioni. Questa permetterà di avere sempre a disposizione le risorse formate per la verifica dei beni acquistati.
Primo step di verifica dei beni acquistati. Quando si riceve una consegna da un fornitore di alimenti e di materiali per il confezionamento, l’incaricato dovrà verificare se la spedizione risulti accettabile. Di seguito i requisiti che dovrebbe verificare visivamente o tramite l’ausilio di strumentazioni tarate l’addetto alla ricezione degli acquisti:
- Parametri commerciali. Corrispondenza dei materiali acquistati, quantità ma anche in qualità. Le quantità di beni ricevuti sono quelle ordinate? Sono stati ricevuti i prodotti ordinati o altri?
- Parametri documentali. Presenza dei lotti ed indicazioni obbligatorie indicati sui documenti di trasporto, corredo di schede tecniche, dichiarazioni di conformità alimentare, valutazioni analitiche, relative ai beni acquistati;
- Stato generale della merce. Verifica visiva dello stato delle pedane, dei contenitori, la loro protezione, le evidenze in merito ad attività intenzionali;
- Parametri igienico sanitari e legali. Non superamento delle scadenze, etichettatura corretta, assenza di infestanti e loro passaggio (anche sotto le pedane), temperatura se prevista, perdita di prodotto, cattivi odori, muffe e condense;
Se per il punto 1 e 2 le deviazioni possono essere velocemente risolte tramite un consulto con il fornitore, per i casi 3 e 4 i beni acquistati dovranno essere rifiutati direttamente o rispediti al cliente.
Sebbene sarebbe meglio che i beni acquistati siano verificati contestualmente alla ricezione, qualora non risulti possibile i materiali dovranno essere collocati in una area definita e segnalata e non essere considerati accettati ed utilizzabili fino alla verifica.
Quelli presenti in questo paragrafano sono i check primari per i beni acquistati, per talune materie prime saranno necessari anche altre valutazioni che abbiamo riportato nel seguente capitolo.
Quali sono le attività di verifica dei beni acquistati?
Secondo step. Ci sono anche altri fattori che devono essere valutati durante la vase di verifica dei beni acquistati alla ricezione, che hanno bisogno di valutazione e tempi più lunghi, e che quindi vengono effettuate in un secondo momento. Questi interessano fattori che sono frutto della valutazione effettuata delle materie prime.
Anche in questo caso la merce dovrà essere utilizzata solo dopo il superamento dei test che verranno effettuati e che potranno comprendere:
- Campionamenti analitici. Analisi di laboratorio effettuate per verificare la conformità microbiologica e chimica sulle materie prime. Una sorta di sblocco lotto, spesso effettuato per le materie prime che arrivano da aziende del settore primario. Valutazioni che possono anche comprendere fattori di purezza per la verifica di possibili frodi alimentari;
- Test di vario genere. Prove effettuare per ricercare caratteristiche specifiche, come per esempio densità, durezza, oppure presenza dei trattamenti effettuati sui materiali MOCA;
- Ispezioni approfondite. Valutazioni approfondite per verificare percentuali specifiche dei materiali acquistati.
Come per i fattori del paragrafo precedente queste attività possono portare al rifiuto della merce e la spedizione al fornitore di provenienza.
In genere sono quelle attività che vengono considerate come verifiche dopo accettazione con riserva.
Quali sono le evidenze di accettazione e rifiuto dei beni ricevuti in azienda?
È bene ricordare che contano solamente le evidenze in caso di una controversia o di un intervento degli organi competenti.
Nella definizione delle attività di verifica dei beni acquistati è quindi corretto inserire la modalità per dare evidenza di accettazione o rifiuto dei beni ricevuti in azienda.
Consigliamo nella maniera più semplice. Basta definire per esempio un timbro che riporta i principali fattori che abbiamo visto nei paragrafi precedenti, soprattutto per il primo step di verifica. Da apporre sui documenti di trasporto.
Le attività che abbiamo descritto per la verifica dei beni acquistati devono essere condivise con il fornitore magari definendo degli allegati al classico questionario inviategli.
L’allegato dovrà entrare ancora più nel merito riportando i requisiti specifici, come per esempio le temperature dei prodotti, vie di comunicazione, la gestione dei resi e degli eventuali smaltimenti. O l’utilizzo di vettori logistici in possesso delle certificazioni IFS Logistics o BRCG Storage and Distribution, riconoscite dal Global Food safety Initiative (GFSI).
Questo permetterà di mettere in campo una linea condivisa tra la tua realtà e la catena di fornitura, non solo una mera qualifica come fornitore, una collaborazione proficua che sarà fondamentale per migliorare i processi a tutela delle aziende interessate e dei consumatori.